ניהול פרויקטים הוא תהליך של ארגון, ביצוע ופיקוח על התקדמותו של פרויקט. זה מורכב מחמישה שלבים: הגדרה/תכנון, הכנה/ביצוע/ניטור/בקרה וסגירה.
השלב הראשוני מתווה את הפרויקט וקביעת יעדים ויעדים. זה כרוך בביצוע מחקר ראשוני ואבטחת רכישת בעלי עניין.
מהו שלב התכנון?
תוכנית פרויקט, או אמנת, היא מרכיב אינטגרלי בכל מאמץ מוצלח. הוא מתאר למי מיועד הפרויקט, יעדיו ומטרותיו, הצפויים, אבני דרך ומבנה פירוק עבודה (WBS).
תוכנית מחושבת היטב חיונית להצלחה ויש לעדכן אותה לעתים קרובות. ללא אחד, לעתים קרובות פרויקטים מסלולי מסלול, מה שמוביל לעלויות נוספות ועיכובים שלא ניתן להימנע מהם.
שלב התכנון מסייע גם לצוותים בארגון משאבים, פיתוח נהלי ניהול שינויים, יצירת לוח זמנים, תקציב ומסמכי פרויקט אחרים. הוא מכיר ומנהל סיכונים תוך הבטחת כל חברי הצוות משתפים פעולה כדי להשלים את התפקיד על פי לוח הזמנים ובתקציב.
לא משנה רמת המומחיות שלך בניהול פרויקטים, יש מסמך מקיף המגדיר בבירור את הכל מהיקף לתקציב הוא חיוני כדי לוודא שהכל פועל בצורה חלקה. פעולה זו מאפשרת לך להישאר מסודרת, להבטיח שכולם יבינו את המצב ולהימנע משגיאות יקרות.
שלב ההצטברות של פרויקט הוא כאשר הצוות מתכנס ומציג תוכנית פעולה. באופן כללי, זה כרוך ביצירת תוכנית פרויקט כללי, אשר צריכה להתפרק לתכניות משנה קטנות יותר למשימות ואבני דרך ספציפיות.
המטרה העיקרית של שלב זה היא להביא את כולם באותו עמוד לגבי היקף ציר הזמן של הפרויקט. זה בדרך כלל מתרחש באמצעות סדרה של פגישות או מפגשים פנים אל פנים שבהם כל גורם מעורב נותן את הסכמתם בכתב או באמצעות חוזה רשמי.
לאחר מכן מגיע שלב היישום, הכולל ביצוע ומעקב אחר התוכנית עד לסיום. כלים וטכניקות שונות מנוצלות כדי לפקח על התקדמות, איכות, עלות וסיכונים בפרויקט. האפשרויות הפופולריות כוללות תוכנת ניהול פרויקטים, גיליונות אלקטרוניים ומערכות מעקב ידניות כמו לוחות Kanban. הדבר הקריטי ביותר כאן הוא לשמור על מוטיבציה של אנשים תוך שימוש במוצרי פרויקט.
מהו שלב היישום?
היישום הוא השלב הבא בניהול פרויקטים וגורם חיוני לכל מאמץ מוצלח. חיוני לדעת מה נכנס לשלב זה וליצור אסטרטגיה שיכולה לעזור לך להימנע מבעיות בהמשך.
יישומים כרוכים לעתים קרובות בשיתוף פעולה בין אנליסטים עסקיים, אנליסטים טכניים ואדריכלי פתרונות. יתר על כן, הם מחייבים מספר שלבים כמו ניתוח דרישות, ניתוח היקפים, שילובי מערכות, מדיניות משתמשים והדרכה.
יישום תוכנה בטכנולוגיית מידע מתייחס לתהליך שלאחר המכירה המנחה לקוח מהרכישה באמצעות המערכת החדשה שלהם. מנהל פרויקטים מפקח על שלב זה בשיטות ניהול פרויקטים.
מחקרי יישום שואלים לעתים קרובות מגוון של שאלות, כמו למשל האם השירותים מועברים כמתוכנן והאם תוכנית מצליחה לעמוד ביעדיה. הם עשויים גם להעריך את ההקשר הארגוני ואת התהליך ליישום שירותים או קשרי לימוד בין אנשי צוות למשתתפים.
מה עושים בשלבי הסגירה?
שלב הסגירה של פרויקט הוא אבן דרך חיונית. כאן, צוותים מעריכים את הפרויקט ומבצעים שיפורים או תיקונים נחוצים למסירים.
המטרה הסופית היא להבטיח שהתוצאות הסופיות של פרויקט הן באיכות גבוהה ועומדות בכל היעדים. זה כולל העברת כל המסירים מהפרויקט ללקוח שלו.
בנוסף, זה דורש השלמת והגשת כל המסמכים והחשבוניות הרלוונטיים עם חתימות של בעלי העניין. פעולה זו מבטיחה שלא נותר מסמך לא שלם או חסר וכי כל הספקים מקבלים תשלום נכון.
סגירת פרויקטים מוצלחת יכולה לשפר את הביצועים, הפרודוקטיביות, התקשורת ושיתוף הפעולה למאמצים עתידיים שהצוות שלך מבצע. יתר על כן, היא מציגה סיכוי אידיאלי לתעד שיעורים שנלמדו ולתקשר אותם עם בעלי עניין מרכזיים.
לפרטים נוספים : b-apm